MENGELOLA SDM DAN KETENAGAKERJAAN

MENGELOLA SDM DAN KETENAGAKERJAAN

1)      Staffing

Staffing adalah kegiatan pengelolaan sumebr daya manusia yang berupa penempatan sumber daya manusia pada unit organisasi yang sesuai dengan karakteristik pekerjaannya. Seringkali kegiatan staffing dibangun dengan slogan “the right man in the right place”.

Keberhasilan staffing menjadi kunci pembuka keberhasilan perusahaan yang lain. Karena, dalam perusahaan kunci utama keberhasilannya terletak pada kemampuan sumber daya manusia dalam mengguanakan sumber daya yang dimiliki dan bias diusahakan oleh perusahaan untuk dimanfaatkan meningkatkan nilai tambah perusahaan.

Denga staffing yang benar, dapat dihindari adanya penyakit-penyakit SDM seperti kemalasan organisasi, tumpulnya kreatifitas, tumpang tindih pekerjaan karena suatu jabatan dilaksanakan oleh pejabat yang tidak kompeten sementara karyawan yang kompeten tidak dapat mengakses pekerjaan tersebut. Artinya dengan staffing baik dan benar dapat memudahkan pengelolaan sumber daya manusia dalam mencapai tujuan perusahaan.

2)      Pelatihan dan Pengembangan

Akhir-akhir ini banyak keluhan tentang rendahnya produktivitas kerja karyawan, bebrapa penelitian menunjukan beberapa sebab rendahnya produktivitas, diantaranya adalah :

·         Rendahnya pendidikan yang dimiliki karyawan

·         Kesenjangan antara kurikulum dunia pendidikan dan kebutuhan dunia usaha

·         Sebagian besar tenaga kerja berasal dari dan dibesarkan di masyarakat agraris dimana factor disiplin waktu dan disiplin kerja belum membudaya.

·         Kurangnya pelatihan yang terprogram oleh perusahaan

Oleh sebab itulah perlu bagi perusahaan untuk melakukan pelatihan dan pengembangan agar diperoleh tenaga kerja yang lebih berpengetahuan (knowledge), lebih terampil (skills), dan lebih mampu (ability). Dengan demikian tujuan pelatihan dan pengembangan adalah ;

1)      Meningkatkan efisiensi ;

·   Pekerjaan diharapkan lebih cepat dan mencapai sasaran

·   Menekan kesalahan-kesalahan dalam bekerja, menekan pemborosan waktu dan bahan serta menjamin mutu produk (quality assurance)

·   Menekan kerusakan alat dan mesin karena salah pakai, salah prosedur atau tidak sesuai denga petunjuk kerja.

2)      Dapat meningkatkan kepuasan kerja karyawan ;

·   Mengurangi perputaran karyawan

·   Menghindarkan karyawan dari “keusangan” dan “ketertinggalan” jabatan

·   Menekan angka kecelakaan kerja

·   Meningkatkan rasa percaya diri dan tanggung jawab.

·   Meningkatkan moral dan motivasi kerja

a.       Tujuan Pelatihan Dan Pengembangan Karyawan

Tujuan nya adalah untuk meningkatkan kemampuan, keahlian dan keterampilan sehingga dapat mencegah adanya kesalahan yang tidak perlu, mencegah kesalahan karena tidak tahu, atau mencegah kesalahan karena telah diberitahu saat pelatihan. Hal inilah yang mendorong manajemen untuk melakukan pelatihan dan pengembangan untuk ;

·         Karyawan baru

·         Persiapan promosi jabatan

·         Antisipasi perubahan strategi organisasi

·         Penciptaan produk baru

·         Pelatihan dan pengembangan yang baik adalah pelatihan dan pengembangan yang mampu membuat kesadaran dalam diri karyawan untuk bertindak produktif dan efesien secara terus menerus memperbaiki kualitas pekrjaan dan hasil kerjannya.

b.      Teknik-Teknik Latihan Dan Pengembangan

Teknik pelatihan dan pengembangan yang biasa digunakan dalam praktik pengelolaan sumber daya manusia adalah pelatihan didalam perusahaan (on the job training) dan pelatihan diluar perusahaan (off the job training).

Ø  On the job training : pelatihan yang dilakukan perusahaan didalam perusahaan. Teknik pelatihan seperti ini sering dipakai beberapa perusahaan karena murah biaya, gampang pengendaliannya, dan tidak memerlukan banyak piranti khusus untuk menyelenggarakannya. Bentuk-bentuk pelatihan on the job ;

·   Penugasan sementara, menjadi teknik penelitian karena memungkinkan terjadinya penambahan pengetahuan atau peningkatan keterampilan pada saat karyawan mengerjakan suatu pekerjaan Karen pejabat yang biasa mengerjakannya berhalangan sementara.

·   System penilaian prestasi, juga bias menjadi teknik pelatihan, terutama untuk model penilaian prestasi yang bersifat memotivasi.

·   Instruksi jabatan, yang ditulis dengan jelas dan dikomunikasikan kepada karyawan akan membuat karyawan berusaha untuk mematuhinnya dan mengerjakan sesuai dengan instruksi.

·   Magang , pemagangan yang baik akan mengantarkan karyawan pada pemahaman yang lebih baik akan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan lain.

·   Rotasi jabatan, dengan menjalaini jabatan secara langsung maka karyawan akan dipaksa untuk belajar bagaimana cara terbaik menjalankan suatu jabatan.

·   Coaching(penyuluhan), biasanya dilakukan dengan mendatangkan tenaga ahli untuk melakukan penelitian di dalam perusahaan.

Teknik pelatihan dan pengembangan secara off the job dibedakan menjadi ;

1.      Prestasi informasi

Dalam presentasi informasi, pengetahuan dan teknok-teknik yang dapat meningkatkan keteramoilan akan disajikan, dipresentasikan dengan maksud membagi informasi. Beberapa teknik presentasi informasi; metode konferensi, self study, analisis transaksional dan metode kuliah

2.      Simulasi

Dalam teknik simulasi, terdapat beberapa teknik yang memudahkan peserta pelatihan dan pengembangan untuk memahami dan sekaligus mengambil ancang-ancang untuk memperaktikannya, karena dala teknik simulasi terbuka kesempatan untuk mencoba memperaktikan meskipun dalam suasana yang berbeda dengan tempat kerja sesungguhnya. Teknik-teknik simulasi yang biasanya dipakai adalah ;

·   Latihan laboratorium,biasanya dilakukan denga membentuk dua atau lebih kelompok dengan perlakuan yang berbeda.

·   Vestibule training, dilakukan dengan mendatangi piranti sebagai bahan training kedalam kelas pelatihan

·   Business games, dilakukan dengan berbagai cara. Permainan membuat danmenjual kapal menjadi business games yang paling sering dipraktikan.

·   Role playing, biasanya dilakukan dalam suatu kelompok pelatihan yang terdiri dari banyak orang dengan berbagai latar belakang.

·   Metode Study kasus, hampir sama dengan role playing. Bedanya dalam studi kasus tidak diperankan namun hanya dibahas dari berbagai sudut dan pemikiran.

Factor-faktor yang mempengaruhi trade off  antar biaya dan efektifitas latihan dan pengembangan :

·   Efektifitas teknik pelatihan

·   Isi program yang dikehendaki

·   Kelayakan fasilitas-fasilitas

·   Prefensi dan kemampuan instruktur/pelatih

·   Prefensi dan kemampuan peserta

·   Prinsip-prinsip belajar.

c.       Pelatiahn

Pelatihan dan pengembangan memiliki arti yang sangat penting , adapun yang perlu dilatih ;

·   Karyawan/pekerja baru

·   Karyawan yang baru /akan dipromosikan

·   Karyawan yang akan memegang mesin/alat baru

·   Karyawan yang bekerja dengan metode/system baru

·   Karyawanyang tidak memenuhi standar kerja.

Desimond dan Harris mengatakan bahwa pelatihan merupakan memperbaiki penguasaan pengetahuaan, keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin untuk pekerjaan sekarang. Sehingga dapat diartikan bahwa pelatihan karyawan dimaksudkan untuk membuat karyawan menjadi lebih terampil, lebih menguasai alat produksi, mengurangi kesalahan teknis, memakai bahan baku, dan bahan penolong sedikit,menyelesiakan pekerjaan dengan lebih cepat dan akhirnya karyawan dapat menikmati hasil pelatihannya itu dalam bentuk peningkatan kesejahtraan karena pelatihannya itu dalam bentuk peningkatan kesejahtraan karena peningkatan produktivitas dan efesiensi yang dilakukan sebagai hasil pelatihan.

d.      Pengembangan

Berbeda dengan latihan, pengembangan sumber daya manusia mempunyi perspektif jangka panjang. Desimone dan Harris(1998) mengatakan bahwa pengembangan ialah meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian dalam jangka panjang sehingga menjadi budaya kerja yang efektif dan efesien untuk memegang tanggung jawab pekerja sekarang.

Salah satu cara organisasi meningkatkan kesempatan untuk mengefektifkan manajer adalah pengembangan manajemen. Pengembangan manajemen adalah salah satu aktifitas umum departemen sumber daya manusia. Banyak pernyataan yang mengupas tentang pengembangan manajemen , namun ada beberpa pengertian kunci ; pertama, pengembangan manajemen harus dilihat sebagai hal yang khusus dalam organisasi walaupun timbul peran dengan kompetensi yang diterapkan manajemen dalam sejumlah variasi, setiap tujuannya haruslah dikembangkan secara efektif untuk menjadi seorang manajer dengan konteks sendiri. Kedua, pengembangan manajemen memberikan karyawan kesempatan belajar, tumbuh dan berubah.Ketiga, pengembangan manajemen merupakan usaha nyata organisasi.Keempat, pengembangan manajemen (seperti halnya semua kegiatan sumber daya lainnya) secara langsung harus berhubungan dengan strategi organisasi jika ini adalah keinginan investor dan akan sangat sukses.

Kursus yang didesain perusahaan

Organisasi sering mendisai kursus mereka sendiri dan seminar sebagai satu cara untuk mengembangkan para manajer

Akademi Bisnis

Sejumlah besar organisasi sudah menyimpulkan bahwa suatu komponen penting dari pembinaan strategi manajemen mereka perlu merangkul perguruan tinggi atau akademik bisni dimana semua manajer pada tingkat tertentu diminta untuk memberi saran suatu kurikulum yang spesifik yang dipelukan oleh perusahaan.

PengalamaaOn The Job

pengalaman On The Job memegang suatu peran penting di dalam pengembangan para manajer. Organisasi juga mengenali pengalaman itu berperan untuk pengembangan dan banyak organisasi menggunakan tugas pekerjaan dan pengalaman sebagai bagian dari pembinaan manajemen usaha mereka.

e.       Contoh pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan para manajer

Banyak teknik pelatihan dan topic tersedia untuk pelaksanaan latihan manajemen dan pengembangan. Kita akan menguraikan dua pembinaan manajemen program yang digunakan : pelatihan kepemimpinan dan penggunaan perilaku yang mempergunakan untuk mengembangkan keterampilan lain dan hubungan antara pribadi.

Keterampilan kepemimpinan adalah penting untuk mencitakan manajemen efektif, terutama untuk organisasi yang sedang berusaha untuk menerapkan perubahan.

Program Latihan Kepemimpinan Fiedler’s

Landasan teoritis untuk program adalah teori ketidaktentuan kepemimpinan Fiedler’s.fiddler percaya bahwa masing-maisng orang mempunyai gaya kepemimpinan tertentu,, berdasarkan pada kebutuhannya yang mendikte bagaimana akan bertindak. Menurut Fiedler, gayaitu tidak akan efektif dalam semua situasi.Maka adalah tugas pemimpin untuk mendiagnose situasi. Instrument ini memerlukan pemipin untuk menguraikan orang yang tidak disukainya untuk bekerja sama. Tanggapan tersebut menandai adanya gaya pemimpin yang mempunyai suuatu kebutuhan relasi dengan bawahanya.

Kepemipinan transformational Nampak lebih cocok.Beberapa bukit menyatakan bawa unsur-unsur transformational kepemimpinan berhubungan dengan kinerja organisatoris. Perilaku memperagakan secara khas melibatkan lima langkah; modeling, latihan,  umpan balik, dan manfaat pelatihan. Pelajaran poin-poin untuk perilaku ini meliputi :

1.Dengarkan secara terbuka

2.Tidak berbicara samapai karyawan mengatakannya

3.Hindari bereaksi secara emosional

4.Minta harapan karyawan tentang suatu solusi

5.Mufakatalah langkah-langkah spesifik untuk diambil dan batas waktu spesifik.

f.       Evaluasi Program Latihan dan Pengembangan

Implementasi program latihan dan pengembangan berfungsi sebagai proses perubahan atau transformasi, dari kebiasaan yang kurang menjadi hal-hal yang baik, efektif dan efesien. Evaluasi atas program latihan dan pengembangan harus senantiasa dialkukan agar pelatihan dan pengembangan yang dilakukan perusahaan sesuai dengan tujuannya. Langkah-langkah dalam evaluasi latihan dan pengembangan ; Kriteria Evaluasi>>> TesPendahuluan(PreTest)>>>Karyawan Dilatih/Dikemabangka>>>Tes Purna(Pos Test)>>>Transfer/Promosi>>>Tindak Lanjut

3)      Audit personalia

Berbagai kebijakan personalia akan dialksanakan atau bahkan tidak dilaksanakan oleh departemen personalia. Beberapa kondisi dan situasi yang melingkupi rencana dan kebijakan personalia memang ikut mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan program personalia.

Audit personalia adalah pemeriksaan kualitas seluruh kegiatan personalia dalam siati departemen, divisi atau perusahaan pemerikasaan itu bias dilakukan setelah keseluruhan kegiatan utama personalia selesai atau bahkan salah satu sub kegiatan personalia sedang berlangsung. Kegiatan utama personalia dibagi menjadi 4 yaitu ; perencanaan(planning), Pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengendalian (controlling).

Tujuan audit personalia adalah untuk mengevaluasi program dan kegiatan personalia dengan jalan ;

1)      Menilai efektifitas

2)      Mengidentifikasi aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki

3)      Mempelajari aspek-aspek tersebut lebih mendalam

4)      Menunjukan kemungkinan perbaikan dan membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan-perbaikan tersebut.

Manfaat diselenggarakannya audit personalia adalah :

1)      Mengidentifikasi kontribusi departemen personalia terhadap karyawan perusahaan

2)      Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme karyawan departemen personalia yang  lebih besar

3)      Memperjelas tugas dan tanggung jawab departemen personalia

4)      Menemukan masalah-masalah personalia yang kritis

5)      Mengurangi biaya SDM melalui prosedur personalia yang lebih efektif

a.       Ruang lingkup audit personalia

Pada hakikatnya audit personalia mencakup kegiatan evaluasi seluruh bidang personalia dimulai dari perencanaan desain dan analisis jabatan, dan perencanaan SDM, sampai dengan kegiatan-kegiatan pengendalian dan pengawasan seperti performance appraisal dan pelaksanaan hubungan dengan serikat karyawan. Audit juga mereview pelaksanaan berbagai kebijakan dan prosedur personalia oleh para manajer. Audit personalia hendaknya juga mampu mengungkap berbagai ketidak puasan karyawan terhada[ kebijakan dan program-program personalia.

Paing tidak terdapat 5 pendekatan riset personalia yang digunakan dalam audit personalia, yaitu;

1.Pendekatan komparatif, pembandingan dilakukan antara program atau kebijakan personalia yang dilakukan di perusahaan kita dengan yang dilakukan di perusahaan lain, atau antara yang dilakukan divisi satu dengan divisi lain sehingga didapat mana yang lebih baik, mana yang lebih disempurnakan.

2.Pendekatan wewenang dari luar (outside authority approach), auditor mendasarkan diri pada penemuan dan kajian para ahli dan konsultan diluar perusahaan tentang satu masalah yang sama yang sedang di audit oleh tim audit perusahaan.

3.Pendekatan statistic, data intern perusahaan dapat dianalisis dengan mengetahui korelasi untuk mengetahui tingkat hubungan satu masalah dnegna masalah yang lain, regresi untuk mengetahui seberapa besar pengaruh satu kebijakan atau program personalia dengan kebijakan atau program yang lain, mean dan standar deviasi untuk mengetahui kecenderungan sikap karyawan terhadap suatu program atau kebijakan peronalia.

4.Pendekatan kepatuhan, setiap pelanggaran atas program dan kebijakan personalia adalah bentuk pembangkangan yang harus diketahui seberapa jauh derajat kepatuhan karyawan.

5.Pendekatan MBO (management by objectives), dalam MBO akan diketahui tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sehingga dengan membandingkan antara hasil yang dicapai dengan tujuan akan diperoleh informasi mengenai penyimpangan dan seterusnya akan dicarikan upaya korektifnya.

b.      Cakupan audit personalia

Seluruh fungsi manajemen sumber daya manusia mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian tercakup dalam kegiatan audit personalia.Hal ini dimaksudkan untuk mengevaluasi seluruh aktifitas sumber daya manusia.

Untuk mengumpulkan data tentang program dan kebijakan personalia,beberapa alat pengumpulan data dapat dipakai, diantaranya adalah ;

1.Wawancara

2.Kuesioner dan sigi

3.Analisis catatan

4.Informasi eksternal

5.Percobaan personalia

c.       Laporan audit personalia

Laporan audit personalia berisi suatu uraian lengkap tentang berbagai  hal yang ditemukan dalam kegiatan audit baik yang berupa penghargaan terhadap kepatuhan dan ketepatan atau prestasi atas pencapaian tujuan juga berupa upaya korektif yang direkomendasikan atas kesalahan-kesalahan yang ditemukan. Laporan audit pada umumnya terdiri dari 3 unit laporan, satu untuk manajer operasional masing-masing karyawan diaudit, kedua untuk para manajer dilingkungan SDM, dan yang ketiga untuk manajer personalia.

Biasanya isi dan cara penyusunan laporan audit adalah ;

·   Judul

·   Daftar isi

·   Ringkasan

·   Masalah-masalah pokok(tujuan, alat analisis, metode pengumpulan data)

·   Kesimpulan dan saran

·   Uraian audit(berisi program dan kebijakan yang diaudit,data, temuan, pandangan, alasan yang merupakan dasar penarikan kesimpulan)

·   Sumber data

·   Lampiran-lampiran penting